نرم افزار اتوماسیون اداری یک سیستم کاربردی برای تمامی سازمان ها، موسسات، شرکت ها و.. می باشد که فرآیند نامه نگاری و چرخش مکاتبات پرسنل را از صفر تا صد پوشش می دهد. امروزه سیستم های اتوماسیون اداری مختلفی وجود دارد که در این مقاله مهمترین پارامتر های یک سیستم اتوماسیون اداری را بررسی می کنیم و در نهایت یک سیستم اتوماسیون اداری ساده و مناسب را معرفی خوهیم کرد. اما اگر قصد خرید یا نصب آن را دارید، دمو نرم افزار اتوماسیون اداری را بررسی کنید.

در مقالات قبل پیرامون سیستم های اتوماسیون اداری صحبت کردیم و به نیاز اکثر مجموعه ها به یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب پرداختیم. امروزه می دانیم با فراگیر شدن دنیای دیجیتال، استفاده از سیستم های نرم افزاری یک امر مهم و غیر قابل انکار بشمار می آید. بنابر این استفاده از یک نرم افزار که مورد اطمینان باشد و بتوان به آن تکیه کرد و پرسنل یک سازمان را درگیر آن نمود، یک تصمیم مهم است. این مورد در خصوص نرم افزار اتوماسیون اداری دارای اهمیت بسیار بالایی است چراکه اسناد ثبت شده در نرم افزار اتوماسیون اداری، دارای اهمیت هستند و فرآیند اداری مجموعه مارا پوشش می دهد از طرفی، اکثر پرسنل با این نرم افزار در ارتباط هستند بنابر این سادگی و اطمینان پذیری یک نرم افزار اتوماسیون اداری بسیار مهم است.

چرا اتوماسیون اداری باید ساده باشد؟

همانطور که اشاره کردیم، ساده بودن نرم افزار اتوماسیون اداری به جهت درگیر کردن اکثر پرسنل و پوشش دادن تمامی فرآیند های سازمان بسیار مهم است. اتوماسیون اداری فقط و فقط باید نیاز های سازمان ما را رفع کند و داشتن امکانات گسترده و اضافی خارج از نیاز، جز باعث سردرگمی و نارضایتی پرسنل نیست! از طرفی، نتیجه پوشش دادن امکانات خارج از نیاز باعث هزینه های گزاف و نابجا خواهد بود.

ساده بودن نرم افزار، علاوه بر کارکرد روان و راحت آن باید به سهولت در دسترس باشد، یعنی برای یک نرم افزار اتوماسیون نباید هزینه اضافی برای سخت افزار بپردازیم. درنتیجه سبک و ساده بودن آن به معنی راه اندازی ساده و راحت روی سیستم های موجود یک مجموعه است. از این جهت پیشنهاد می شود از سیستم های اتوماسیون اداری تحت وب استفاده کنید چراکه می توانید تنها با وارد کردن آدرس اتوماسیون روی مرورگر تمامی سیستم های سازمان خود به راحتی دسترسی داشته باشید.

به چه نرم افزاری می توان اعتماد کرد؟

تنها ساده بودن یک نرم افزار اتوماسیون ملاک انتخاب نیست. بلکه باید مورد اعتماد باشد. یعنی بدون خطا و مشکل در تمامی زمان ها به راحتی و سرعت مناسب نیاز ما را پوشش دهد. امروزه می دانیم اکثر سیستم های نرم افزاری با گذشت زمان و افزایش حجم اطلاعات و اسناد آنها، رفته رفته سرعت آن کند و کند تر می شود که این نتیجه عدم برنامه نویسی بهینه و مناسب آن نرم افزار بوده و استفاده از اینطور سیستمی تهدید جدی برای سازمان یا مجموعه ما خواهد بود چراکه با ثبت اسناد در آن نرم افزار وابستگی خودمان به آن سیستم را زیاد کرده ایم و با گذشت چند ماه و کند شدن سرعت نرم افزار، چاره ای جز پرداخت هزینه های دیگر نداریم. جهت اطمینان خاطر از این امر، باید اسناد فنی در خصوص با تجربه بودن و مورد اعتماد بودن شرکت توسعه دهنده نرم افزار را بررسی کنید یا نمونه هایی از آن سیستم که در دراز مدت مورد استفاده قرار گرفته را نیز بررسی کنید.

مورد بسیار مهم دیگر داشتن پشتیبانی توسط شرکت توسعه دهنده نرم افزار می باشد. زمانی که نرم افزاری دارای پشتیبانی باشد، می توان با اطمینان خاطر بیشتری آن اتوماسیون را انتخاب کرد چراکه زمانی سیستم دچار مشکل یا خطایی شود، در کوتاه ترین زمان ممکن رفع و حل شده و فرآیند کاری پرسنل ما دچار مشکل نمی شود. البته بسیار مهم است که در ماه های اولیه راه اندازی نرم افزار اتوماسیون، از داشتن پشتیبانی مناسب و همراهی کافی اطمینان خاطر داشته باشیم اما برای سال های بعد، بستن قرارداد پشتیبانی خود بدون هزینه نیست پس باید بتوانیم آزادانه انتخاب کنیم تا در صورتی که چند ماه پشتیبانی نداشتیم، بتوانیم مجددا پشتیبانی و دریافت کنیم و این بدان معناست که در تایمی که سیستم پشتیبانی نداشته باشد، بتواند فرآیند کاری خود را ادامه دهد و از سرویس دهی خارج نشود.

آگاه باشید! علاوه بر تمامی موارد ذکر شده، باید اطمینان خاطر داشته باشیم تا در صورتی که نیاز به اعمال تغییرات یا سفارشی سازی نرم افزار اتوماسیون اداری داشتیم، شرکت توسعه دهنده همراهی کرده و نیاز ما را برطرف کند. چون که اسناد و داده های سازمان در نرم افزار ذخیره می شود و با گذشت زمان، نیاز به تحلیل داده ها، نمودار گیری و گزارشگیری های مختص به مجموعه خود خواهیم داشت. طبیعتا هر مجموعه با سبک مدیریتی و اجرایی خود، فرآیند های خاصی را در ساختار اداری و سازمانی اجرا می کند و این مورد وابسته به نرم افزار اتوماسیون اداری خواهد بود.

بهترین انتخاب یک نرم افزار اتوماسین اداری:

ما یعنی شرکت نرم افزاری کیمیا، تمامی نکات و موارد مهم در خصوص انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری ساده و مناسب را برای شما تشریح کردیم و خود به تمامی این موارد متعهدیم و یک نرم افزار اتوماسیون اداری مورد اطمینان، بصورت تحت وب و دارای امنیت بالا که بدون هزینه اضافی سخت افزار می توانید داشته باشید را توسعه داده ایم و تصاویری از محیط آن را در این مقاله قرار دادیم. به جهت مورد اطمینان بودن این سیستم تعهد می دهیم و با انتخاب این سیستم، حتی در صورتی که قرارداد پشتیبانی نداشته باشید، می توانید از آن به تعداد نامحدود کاربر و حجم اسناد بالا استفاده کنید. کافیست با ما در ارتباط باشید.