امروزه مدیران تمایل دارند کارهای روزمره شرکت یا سازمان
خود را در سریع‌ترین زمان ممکن انجام دهند. معمولاً در این محیط‌های کاری زمان زیادی صرف رسیدگی به
نامه‌ها، درخواست‌ها و همچنین مکاتبات اداری
می‌شود. با
پیدایش این نیاز، سیستم نرم افزار اتوماسیون
برای کاهش زمان انجام کارها و افزایش بهره‌وری ساخته شد. سامانه اتوماسیون اداری
تحت وب با استفاده از خودکارسازی فرآیندهای اداری، سرعت و دقت مکاتبات
سازمانی را افزایش می‌دهد. در نتیجه با به کارگیری این نرم افزار مهم‌ترین دغدغه‌های
مدیران در سیستم گردش نامه‌ها رفع می‌شود. از این رو استفاده از اتوماسیون اداری امنیت، ضریب
اطمینان و دقت را افزایش می‌دهد. علاوه بر این از هدر رفتن زمان و پراکندگی اسناد نیز جلوگیری
به عمل می‌آید. سامانه اتوماسیون اداری کیمیا، سامانه‌‌ای قوی را با قابلیت‌های
فراوان فراهم کرده است. اگر شما هم تصمیم دارید مدیریت کارهای اداری خود را منظم‌تر
و سریع‌تر انجام دهید تا انتهای مقاله همراه ما باشید تا با این نرم افزار اندیکاتور به طور کامل آشنا شوید.
معرفی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب کیمیا
سامانه اتوماسیون اداری تحت وب کیمیا در بستر شبکه اجرا می‌شود. تمامی کاربران ثبت شده در این سیستم می‌توانند از طریق
شبکه داخلی سازمان یا اینترنت بر اساس سفارش شما به این سامانه دسترسی داشته باشند.
در سیستم کیمیا انواع ماژول‌ها نظیرمدیریت ارباب رجوع و
پرسنل، مکاتبات اداری و اندیکاتور، گزارشات پرسنل وجود دارد. همچنین می توانید از
سایر ماژول ها مانند مدیریت جلسات، ثبت پرسنل و مرخصی‌ها استفاده کنید.
این ماژول‌ها به منظور مدیریت پرسنل و کارهای اداری سازمان‌ها
و شرکت‌ها توسعه و طراحی شده‌اند. این نرم افزار قابلیت‌های زیادی دارد که در تمام مراکز
کاربرد دارد. در ادامه می‌خواهیم کارایی و ویژگی‌های این سامانه را به طور مفصل توضیح
دهیم.
کارایی اتوماسیون اداری و مزایای آن
امروزه تعاریف متعددی از سامانه
اتوماسیون اداری تحت وب وجود دارد. در حالت کلی می‌توان گفت این نرم افزار تکامل یافته
سیستم دبیرخانه است. سیستم اتوماسیون جایگزین خوبی برای روش سنتی ثبت و شماره
دهی مکاتبات محسوب می‌شود. اتوماسیون اداری ابزارهایی فراهم کرده تا هماهنگی جلسات،
خودکارسازی فعالیت‌های سازمانی و مدیریت داده‌های اداری و … به راحتی و سریع‌تر انجام شود. امروزه سیستم کیمیا به منظور مکانیزه کردن مکاتبات مانند
گردش نامه‌ها و فرم‌ها استفاده می‌شود. همچنین این سامانه می‌تواند برای رفع تمام نیازهای
سازمان‌های دولتی و خدماتی به گرفته شود.
ویژگی‌های نرم افزار اتوماسیون اداری کیمیا
نرم افزار اتوماسیون کیمیا دو پنل مدیر و پرسنل دارد. برای وارد شدن به هر پنل باید نام کاربری و کلمه عبور داشته باشید. همان‌طور که می‌دانید کاربر مدیر در مقایسه با پرسنل‌ها دسترسی بیشتر و بالاتری دارد. برای فعال‌سازی پنل پرسنل باید مدیر از بخش پرسنل، اطلاعات تمامی افراد را ثبت کند. ماژول پرسنل به منظور مدیریت کلیه کارکنان سازمان یا شرکت طراحی شده است. مدیران در این قسمت از پنل می‌توانند اطلاعات هویتی و جایگاه شغلی را برای افراد تعریف کنند. همچنین در این بخش نوع قراردادهای کاری، مدیریت فرزندان، نوع پرسنلی (مدیر بخش، روابط عمومی، مدیر مالی، مسئول دفتر و …) توسط مدیر مشخص می‌شود. جالب است بدانید در این قسمت امکان ثبت اطلاعات پرسنل با تمامی این فیلدها به صورت نامحدود وجود دارد. قاعدتاً سازمان‌هایی با تعداد کارکنان بالا لازم است سیستم گزارش‌گیری از پرسنل داشته باشند تا مشخصات آن‌ها را گزارش دهد. از این رو قابلیت گزارش‌گیری در پنل مدیریت کیمیا قرار گرفته است.
سایر امکانات نرم افزار مکاتبات اداری کیمیا
همان‌طور که گفتیم نرم
افزار اندیکاتور در جهت رفع تمامی نیازمندی‌های اتوماسیون اداری طراحی
شد. ارسال
و دریافت نامه از دیگر قابلیت‌های این سامانه است. شما می‌توانید با ویرایشگر حرفه‌ای تعبیه شده در این
قسمت نامه‌ها را به سرعت نگارش و ویرایش کنید. علاوه بر این امکان سفارشی سازی، بایگانی، امضا و ویرایش
نامه نیز وجود دارد. در نهایت وقتی نامه‌ای برای فردی ارسال شود شخص گیرنده
از نامه دریافت شده با اعلان درون پنل کاربری‌اش مطلع می‌شود.
کارتابل اتوماسیون اداری کیمیا
در این قسمت از نرم
افزار اتوماسیون می‌توانید کلیه اطلاعات نامه‌های ارسالی یا دریافتی
نظیر شماره اندیکاتور نامه، موضوع، فرستنده، گیرنده و وضعیت آن را ببینید.
علاوه بر این امکان جستجو نامه‌ها نیز در کارتابل وجود
دارد. بر
روی جستجو قابلیت فیلتر گذاری بر اساس دسته بندی، گیرنده، تاریخ ارسالی یا
دریافتی، شماره نامه و … نیز فراهم شده است. اگر دنبال نامه خاصی باشید می‌توانید از فیلترهای قرار
داده شده در کارتابل، نامه‌ها را سریع‌تر پیدا کنید. با جستجو بر اساس هر کدام از فیلترها نه تنها نامه نمایش
داده می‌شود، بلکه اطلاعات کاملی از آن‌ها در اختیارتان قرار می‌گیرد.
حتی می‌توانید نامه‌ها را مشاهده و یا چاپ کنید.
برای نوشتن نامه
به قسمت مکاتبات اداری سامانه مراجعه کنید. صفحه‌ای که باز می‌شود آیتم‌های زیادی مانند نوع،
گیرنده، شماره، تاریخ، موضوع، فایل پیوست و متن نامه دارد. هر کدام از این فیلدها
را می‌توانید سفارشی سازی کنید. حتی به راحتی با اندکی دانش برنامه نویسی قابلیت تغییر ظاهر
نامه‌ها وجود دارد. بهتر است بدانید سیستم می‌تواند مکان‌هایی از نامه که علامت {
} دارد را به صورت خودکار پر کند
تا در وقت شما صرفه‌جویی شود. این علامت در قسمت‌های مختلف نامه نظیر امضا، متن، تاریخ
و … قرار
دارد. همچنین
می‌توانید نامه‌ها را حذف، ویرایش، بایگانی کنید.
جهت دریافت اطلاعات بیشتر یا دمو سیستم، با ما در تماس باشید.
