جهت مدیریت مکاتبات اداری و تعامل بین بخش ها و پرسنل سازمان ها، موسسات و شرکت ها، نیازمند سامانه ای هستیم تا بتواند بعنوان یک پلتفرم، بستری برای ارتباطات در چهارچوب استاندارد اداری و قابل استناد پیاده سازی کند. طبیعتا اینطور سامانه ای باید قابلیت مدیریت و ثبت اطلاعات تمامی پرسنل آن سازمان را بهمراه جایگاه شغلی و دسته بندی نوع فعالیت همکاران داشته باشد.
مدیریت پرسنل اولین بخش سامانه خواهد بود و به دنبال آن، ماژول هایی همچون مرخصی پرسنل، گزارشات پرسنل، روند پیشرفت کار ها، مدیریت ارباب رجوع و… را در پی خواهیم داشت، اما مهم ترین بخش این سیستم، مکاتبات اداری و اتوماسیون می باشد.
در سیستم مکاتبات اداری و اتوماسیون اداری، ابتدا دسته بندی هایی برای مشخص کردن قالب نامه ها تعریف میکنیم، در این دسته بندی علاوه بر طراحی سربرگ، گیرنده پیشفرض نامه را مشخص میکنیم، بدین صورت نامه های پرکاربرد به راحتی در کوتاه ترین زمان ممکن توسط پرسنل نوشته و ارسال می شوند، در فرآیند ارسال نامه ها طبیعتا رونوشت، ارجاع، دستور، امضاء خودکار، مشخص کردن عنوان گیرنده و فرستنده، شماره نامه خودکار طبق الگو سازمانی و … را خواهیم داشت.
در برخی از شرایط ارسال یک فرم جهت تکمیل توسط همکار یا درخواست دهنده(ارباب رجوع) مورد نیاز می باشد، بنابر این سیستم فرم ساز مکمل مکاتبات اداری و اتوماسیون اداری خواهد بود و در کنار این نرم افزار پیشنهاد می شود، در ماژول فرم ساز مدیران قادر خواهند بود فرم های اداری خود را بر اساس فیلد ها و پارامتر های مورد نیاز طراحی کرده تا بهمراه نامه ارسال و توسط گیرنده تکمیل و مجددا برای همکار دیگری ارجاع شوند، می توان درخواست مرخصی را بعنوان مثالی در این بخش مطرح کرد، همکار با ارسال نامه ای که در آن فرم درخواست مرخصی پیوست می باشد را تکمیل کرده و به مدیر خودش ارسال میکند، پس از تایید، به واحد نیروی انسانی ارجاع داده شده و در بخش مرخی پرسنل ثبت نهایی می شود.
یکی از کاربرد های فرم ساز در کنار اتوماسیون اداری، “میز خدمت” است. در این ماژول، فرم هایی که ارباب رجوع یا درخواست دهندگاه نیاز دارند طراحی شده و داخل پورتال بهمراه توضیحاتی از قبیل سناریو اجرا قرار می گیرد، پس از تکمیل فرم و ارسال درخواست، در قالب اتوماسیون اداری، درخواست در کارتابل همکار قرار خواهد گرفت و سناریو اجرا درخواست ایجاد می شود، درخواست دهنده با کد پیگیری می تواند از روند پیشرفت درخواست خود مطلع شود.
در سیستم کیمیاریپورت، تمامی موارد و امکانات مطرح شده در این مقاله را طراحی و پیاده سازی کرده ایم که علاوه بر آنها، سایر ویژگی های نرم افزار را بیان میکنیم:
این سیستم دارای سه سطح کاربری: مدیر ارشد – مدیر واحد یا معاونت و پرسنل می باشد.
مدیر ارشد: تعریف بخش ها و معاونت های اداره/شرکت – مدیریت محتوا و اسناد – تعریف اطلاعات پرسنل و سطح دسترسی ها – مدیریت مکاتبات اداری شامل تعریف الگو و دسته بندی نامه ها – طراحی فرم ها با استفاده از ماژول فرم ساز و…
مدیر معاونت: طراحی فرم های معاونت خود و دسته بندی الگو های معاونت جاری – مدیریت پرسنل و اسناد پرسنل زیر مجموعه خودش – کارتابل و فرم ساز
پرسنل: تکمیل فرم ها و ارسال برای همکاران – کارتابل و مدیریت اسناد جاری
