چند سالی است که هوشمند سازی ادارات به یکی از موضوعات مهم و پر اهمیت تبدیل شده است و بسیاری از ادارات و سازمان ها در پی هوشنمد سازی مکاتبات خود هستند. البته تمامی تجهیزات هوشمند با یک سیستم یکپارچه بر بستر اینترنت به انجام کار خود می پردازند. 

نرم افزار مکاتبات اداری چیست؟

اتوماسیون اداری هوشمند برای ذخیره و پردازش و همچنین تجمیع و بازیابی اطلاعات واحد های کاری سازمان‌ ها نیز استفاده می‌ شود. این اطلاعات امکان دارد در قالب اسناد، کلمات و یا تصاویر، ویدیو، صدا و غیره باشد. سیستم ‌ها در اتوماسیون اداری هوشمند، در هر زمانی حتی در ساعات غیراداری، داده‌ ها و اطلاعات را بدون نیاز به حضور کاربران به اسناد مختلف تبدیل کرده و آن ها را طبقه‌ بندی می‌ کنند.

هوشمند سازی مکاتبات اداری در سال های اخیر بسیار مورد توجه قرار گرفته و مزایای بسیاری برای صاحبان ادارات و شرکت ها دارد. این مزایا و اغلب باعث کاهش هزینه ها در دراز مدت شده و با کاهش مصرف انرژی و کاهش استفاده از نیروی انسانی همراه می باشد.

مزایا هوشمند سازی اداری

قطعا هوشمند سازی ادارات در این حوزه مزایا بسیار زیادی دارد. رشد فناوری و هوشمند سازی همواره در جهت رفاه بیشتر انسان ها بوده است. در ادامه با دیگر مزایای هوشمند سازی سازمان ها و ادارات آشنا می شویم.

• کاهش مصرف انرژی و هزینه ها: یکی از مهم ترین اهداف هوشمند سازی ادارات، کاهش مصرف انرژی و همچنین کاهش هزینه ها نیز می باشد. که با هوشمند سازی در بخش شما شاهد این تغییرات خواهید بود.

•  رفاه بیشتر و صرفه جویی در زمان: قطعا هوشمند سازی مکاتبات اداری در سازمان ها رفاه و راحتی افراد را در آن محیط را افزایش می دهد. تصور کنید دیگر شما لازم نیست، به دنبال نامه ها و یا گزارشات در سیلی از پرونده ها بگردید. این کار را می توانید به صورت سیستمی انجام دهید و بجای جستجو در پرونده های انبوه در سیستم جستجو کنید و در سریع ترین حالت ممکن گزارش مد نظر را دریافت کنید. همچنین با استفاده از این امکان دیگر نمی خواهد نگران گم شدن گزارشات باشید.
• امنیت: امنیت در سازمان های اداری، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار هستند. این مسئله به ویژه در شرکت ها و ادارات خصوصی یا مراکز مهم نظیر بانک ها محسوس تر هم می شود، که با استفاده از این ویژگی امنیت اطلاعات سازمان شما نیز تامین می شود.

با پیشرفت روزمره فناوری، توسعه اداره‌های هوشمند در ایران چیز عجیبی نیست. ممکن است سوالی درباره مقرون به صرفه بودن هوشمندسازی اداره‌ها توسط کارمندان و مدیران ایجاد شود که در پاسخ می‌توانیم بگوییم این کار کاملا مقرون به صرفه است، زیرا سرمایه‌ای که جهت هوشمند‌سازی اداره به کار برده می‌شود، به روش‌های مختلفی مثل صرفه جویی در انرژی، رضایت کارمندان و افزایش بازده مفید کاری بازمی‌گردد. فرآیند هوشمند‌سازی، ارزش اداره را بالا خواهد برد.

هوشمند سازی مکاتبات اداری قابل پیاده سازی بر روی همه سازمان ها از جمله ادارات می باشد. شما برای دریافت مشاوره و اجرای هوشمند سازی اداره و همچنین شرکت خود می توانید با ما در وب سایت مشورت نمایید.