نرم‌افزار مدیریت جلسات به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با مدیریت مزمان‌ بندی خود در زمان و منابع صرفه‌جویی کنند، جلسات در دنیای پرمشغله امروز و زمانی که در عصر دیجیتال به سر می بریم اجتناب ناپذیر است، همچنین جلسات برای ارتباط موثر بین کارکنان، مشتریان، شرکا و سایر ذینفعان ضروری هستند، متأسفانه، جلسات بدون استفاده از سیستم مدیریتی صحیح زمان و انرژی زیادی را برای برنامه ریزی و اجرا می گیرند.
 

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات

یکی دیگر از مزایای نرم افزار مدیریت جلسات، توانایی آن در مدیریت لیست شرکت کنندگان است، با استفاده از این ویژگی می توانید به راحتی افراد جدیدی را به لیست خود اضافه کنید و مشخصات افراد موجود را به روز کنید.
با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید مواردی را که در طول هر جلسه مورد بحث قرار گرفته است را پیگیری کرده و به صورت دیجیتالی یادداشت برداری کنید، پیگیری صورتجلسات برای مدیران بسیار مهم است زیرا اعضای تیم جدید یا اعضای تیمی که نتوانستند در جلسه شرکت کنند، اکنون تمام اطلاعات مربوطه را در اختیار دارند، آنها به راحتی می توانند صورت جلسات را بخوانند تا به آنچه گفته شده است پی ببرند.
نگه‌داشتن صورتجلسه همچنین به این معنی است که اگر یک شرکت‌کننده مطلب مهمی را که در طول جلسه گفته می‌شود از دست بدهد (گاهی اتفاق می‌افتد)، نیازی به وحشت ندارد زیرا می‌داند که می‌تواند بعد از آن صورتجلسه را بخواند.
 

نرم افزار مدیریت جلسات کیمیا

این قسمت از سیستم مدیریت، به منظور ثبت، مدیریت و بررسی انواع جلسات در مجموعه های توانبخشی و مراکز نگهداری شبانه روزی ایجاد شده است، شما با امکانات این قسمت می توانید اطلاعاتی از جمله عنوان جلسه، افراد حاضر در جلسه، توضیحات و مصوبات جلسات را به شکلی عالی و به تفکیک ثبت و بررسی کنید.

در این قسمت از سیستم سه بخش تعریف شده است که شامل گروه جلسات، لیست جلسات و ثبت جلسه نیز وجود دارد که در ادامه به معرفی و نحوه استفاده از این بخش ها می پردازیم:

•  گروه جلسات:

در این قسمت جلساتی که در حول یک محور یا در ارتباط با یک موضوع خاص برگذار شدند را می توانید همانند تصویر زیر در یک عنوان مرتبط دسته بندی کنید.

•  لیست جلسات:

در این بخش می توانید تعداد جلساتی که در ارتباط با یک عنوان بوده و برگذار شده را مشاهده کنید و نتایج همه جلسات را به راحتی و در کمترین زمان و بدون اتلاف وقت و انرژی زیادی جمعاوری کنید.

همانطور که در تصویر بالا مشاهده می کنید، در این بخش چندین فیلتر جستوجو طراحی شده که دقت را در بررسی جلسات بسیار بالا می برد و کمک می کند تا جلسات مورد نظر شما در کوتاه ترین زمان به شما نمایش داده شود.

•  ثبت جلسه :

در پایان جلسات این بخش نیز مورد استفاده مدیر جلسه قرار می گیرید، در این قسمت مدیر جلسه باید چند فیلدی را که در تصویر زیر مشاهده می کنید به درستی پرکند تا بعدا اگر نیاز به بررسی این جلسه شد در قسمت جستوجو به درستی نمایش داده شود. 

استفاده از بخش مدیریت جلسات به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که جلسات و رویدادهای شما واقعاً با اهداف استراتژیک و هدفمند هستند و همچنین باعث جلوگیری از اتلاف وقت و جلسات بیهوده می شود.